Fixer la cotisation
Le montant de la cotisation est fixé selon ce que prévoient les statuts : le plus souvent par l'assemblée générale, parfois par le conseil d'administration. Vous pouvez prévoir plusieurs tarifs :
- par âge ou par catégorie (adulte, jeune, étudiant) ;
- un tarif famille ou dégressif à partir du deuxième membre ;
- un tarif réduit, ou la gratuité pour les membres d'honneur ;
- une cotisation de soutien, plus élevée, pour ceux qui le souhaitent.
Décidez aussi de la période couverte (année civile ou saison) et de la règle pour une adhésion en cours d'année.
Encaisser sans perdre le fil
- Un enregistrement par adhérent : nom, tarif, montant, date et mode de paiement (chèque, espèces, virement, carte).
- Les chèques déposés vite, et la liste des chèques de chaque remise gardée avec le bordereau.
- Les espèces comptées et remises contre un reçu d'adhésion.
- Le paiement en plusieurs fois noté dès le départ, pour ne pas relancer quelqu'un qui est à jour.
Savoir à tout moment qui a payé
Le tableau de suivi tient en trois colonnes : l'adhérent, ce qu'il doit, ce qu'il a payé. Le statut en découle : payé, partiellement payé, à payer, exonéré. C'est la liste « à payer » qui sert aux relances.
Relancer sans gêne
| Quand | Quoi |
|---|---|
| 2 à 3 semaines après le début de saison | Premier rappel aimable, à tous ceux qui n'ont pas payé |
| Un mois plus tard | Deuxième rappel, en rappelant les moyens de paiement |
| Ensuite | Un échange de vive voix avec un membre du bureau : il y a souvent une raison (oubli, difficulté financière) |
Exemple de message de relance :
Les données des adhérents
Le fichier des adhérents contient des données personnelles : n'y mettez que ce qui est utile à la vie de l'association, ne l'utilisez pas à d'autres fins, réservez l'accès aux membres du bureau qui en ont besoin, informez les adhérents de l'usage de leurs données, et supprimez les données d'un ancien membre au plus tard 3 ans après la fin de son adhésion, comme le recommande la CNIL.
Le faire simplement
Questions fréquentes
Une cotisation donne-t-elle droit à un reçu fiscal ?
En principe non, lorsqu'elle donne accès aux activités ou services de l'association : c'est une contrepartie. En cas de doute, ne délivrez pas de reçu et renseignez-vous auprès de l'administration fiscale.
Peut-on exclure un membre qui ne paie pas sa cotisation ?
Seulement selon la procédure prévue par les statuts ou le règlement intérieur, qui doit permettre au membre de s'expliquer. Avant d'en arriver là, une discussion règle la plupart des situations.
Combien de temps garder le fichier des anciens adhérents ?
La CNIL recommande de supprimer les données d'un ancien membre au plus tard 3 ans après la fin de son adhésion. Les pièces comptables liées aux paiements, elles, se conservent comme les autres justificatifs.
Peut-on proposer l'adhésion en ligne ?
Oui : un formulaire en ligne évite les fiches papier à recopier. Le paiement peut ensuite se faire par les moyens habituels ou par une plateforme de paiement.
Sources officielles
Vérifiées le 9 octobre 2026. Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : pour un cas particulier, rapprochez-vous de l'administration fiscale, de votre fédération ou d'un expert-comptable.