1. Objet
Les présentes conditions générales d’utilisation et de vente (les « Conditions ») encadrent l’accès et l’utilisation de KashPilot, service en ligne de gestion de trésorerie pour les associations, édité par Kōdoka, SAS au capital de 2 000 €, immatriculée au RCS de Tours sous le n° 900 751 652, dont le siège est situé 4 rue Jean Bullant, 37300 Joué-lès-Tours (« Kōdoka » ou « nous »).
Elles s’appliquent à toute association qui crée un espace KashPilot et à toute personne qui l’utilise. Elles prévalent sur tout autre document, sauf accord écrit contraire.
2. Définitions
- Service : l’application KashPilot accessible sur app.kashpilot.fr, ses fonctionnalités et ses mises à jour.
- Association ou Client : la personne morale (association loi 1901 ou autre organisme à but non lucratif) pour laquelle un espace est créé.
- Espace : l’environnement du Service propre à une Association, qui contient ses données.
- Utilisateur : toute personne disposant d’un compte et invitée dans un Espace (président, trésorier, membre du bureau, vérificateur…).
- Administrateur : Utilisateur ayant le rôle de président ou de trésorier, qui gère l’Espace et ses membres.
- Données de l’Association : toutes les informations saisies ou importées dans l’Espace (opérations, relevés, adhérents, donateurs, justificatifs…).
3. Acceptation et capacité
Chaque Utilisateur accepte les Conditions en créant son compte. La personne qui crée l’Espace d’une Association déclare être habilitée à engager celle-ci et accepte les Conditions en son nom.
La version applicable est celle en vigueur à la date d’utilisation ; elle est consultable à tout moment sur cette page.
4. Compte et sécurité
L’inscription nécessite une adresse électronique valide et un mot de passe d’au moins 10 caractères. Les identifiants sont personnels : chaque membre du bureau dispose de son propre compte et ne communique pas ses identifiants à un tiers.
L’Utilisateur prévient Kōdoka sans délai en cas d’utilisation non autorisée de son compte. Les Administrateurs invitent, modifient le rôle ou retirent les membres de l’Espace ; un Espace conserve toujours au moins un président ou un trésorier.
5. Période d’essai gratuite
Toute nouvelle Association bénéficie de 30 jours d’essai gratuit, avec toutes les fonctionnalités, sans communication de moyen de paiement et sans engagement. Aucun montant n’est prélevé automatiquement à la fin de l’essai.
À l’issue de l’essai, la poursuite de l’utilisation est subordonnée à la souscription d’une formule payante. À défaut, l’Espace passe en lecture seule : les Utilisateurs peuvent consulter et exporter les Données de l’Association, mais plus en saisir. Les données restent conservées au moins 90 jours ; l’Association peut s’abonner à tout moment pour reprendre là où elle s’était arrêtée.
L’Administrateur peut souscrire pendant l’essai : il conserve alors toutes les fonctionnalités jusqu’à la fin de l’essai, et le premier prélèvement a lieu le lendemain de celle-ci.
6. Formules, prix et paiement
Les formules, leur contenu, leurs limites (nombre de comptes, de membres du bureau, espace de stockage) et leurs prix sont présentés sur kashpilot.fr et dans le Service au moment de la souscription. Les prix sont indiqués en euros, toutes taxes comprises.
Les abonnements sont payables d’avance, mensuellement ou annuellement, par carte bancaire ou par prélèvement SEPA, via notre prestataire de paiement Stripe. Avec l’accord de l’Administrateur (et, pour le prélèvement, un mandat SEPA signé en ligne), le moyen de paiement est enregistré de façon sécurisée par Stripe pour les échéances suivantes ; Kōdoka n’en conserve que le type et les quatre derniers chiffres. Une facture est émise pour chaque paiement.
En cas de refus de paiement, Stripe réessaie automatiquement et Kōdoka prévient les Administrateurs. Faute de régularisation dans les 15 jours suivant l’échéance, l’Espace passe en lecture seule jusqu’au paiement, sans suppression des données.
Kōdoka peut faire évoluer ses prix. Toute hausse est notifiée aux Administrateurs au moins 30 jours avant son application : l’Association peut résilier sans frais avant cette date.
7. Durée, renouvellement et résiliation
L’abonnement mensuel est sans engagement. L’abonnement est conclu pour la période choisie et se renouvelle tacitement pour une durée identique. Un changement de formule prend effet immédiatement pour un abonnement mensuel (le nouveau prix s’appliquant à l’échéance suivante) et au renouvellement pour un abonnement annuel.
Pour un abonnement annuel, Kōdoka informe l’Association par courriel, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la fin de la période, de la possibilité de ne pas le reconduire, conformément à l’article L. 215-1 du Code de la consommation.
L’Association peut résilier à tout moment, par un Administrateur, depuis la page « Mon abonnement » du Service ou en écrivant à contact@kashpilot.fr. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours, déjà payée ; aucun remboursement au prorata n’est dû, sauf en cas de manquement de Kōdoka.
Kōdoka peut suspendre ou résilier un Espace en cas de manquement grave aux Conditions (usage illicite, atteinte à la sécurité du Service…), après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours, ou immédiatement en cas d’urgence ou d’obligation légale.
8. Description et évolution du Service
KashPilot permet notamment d’enregistrer les dépenses et recettes, de rapprocher les relevés bancaires, de suivre les adhérents et cotisations, les dons et reçus fiscaux, les remboursements de frais, le budget et de préparer le bilan de l’assemblée générale.
Kōdoka fait évoluer le Service pour l’améliorer. Une évolution ne peut pas supprimer une fonctionnalité essentielle de la formule souscrite sans que l’Association puisse résilier sans frais.
9. Disponibilité et maintenance
Le Service est accessible 24 h/24 et 7 j/7, sous réserve des opérations de maintenance et des incidents. Kōdoka s’efforce de planifier les maintenances en dehors des heures d’usage habituel et d’en informer les Utilisateurs lorsque c’est possible.
Kōdoka est tenue d’une obligation de moyens quant à la disponibilité et au bon fonctionnement du Service.
10. Engagements des Utilisateurs
Les Utilisateurs s’engagent à :
- utiliser le Service conformément à sa destination et à la loi ;
- saisir des informations exactes et disposer des droits nécessaires sur les données et documents qu’ils importent ;
- respecter la réglementation sur les données personnelles à l’égard des adhérents, donateurs et autres personnes dont ils enregistrent les données ;
- ne pas porter atteinte à la sécurité du Service (intrusion, logiciel malveillant, surcharge volontaire, extraction automatisée…) ;
- n’émettre de reçus fiscaux que si l’Association y est habilitée, et n’envoyer d’emails depuis le Service qu’à des personnes en relation avec l’Association.
11. Nature du Service
KashPilot est un outil d’aide à la gestion. Il ne constitue ni une prestation d’expertise comptable, ni un conseil juridique ou fiscal, et ne remplace pas le contrôle d’un professionnel lorsque la loi ou les statuts l’exigent.
L’Association reste seule responsable de la tenue de ses comptes, des informations qu’elle saisit, de l’émission de ses reçus fiscaux (habilitation au titre des articles 200 et 238 bis du Code général des impôts, exactitude des mentions) et du respect de ses obligations légales et statutaires. Les barèmes fournis (par exemple le barème kilométrique) sont indicatifs ; il appartient à l’Association de vérifier qu’ils sont à jour.
12. Responsabilité
Kōdoka est responsable des dommages directs causés par un manquement à ses obligations. Elle n’est pas responsable des dommages résultant d’une utilisation non conforme du Service, d’une erreur de saisie ou d’import, du fait d’un tiers ou d’un cas de force majeure.
Rien dans les Conditions ne limite la responsabilité de Kōdoka en cas de faute lourde ou intentionnelle, de dommage corporel, ou dans les cas où la loi l’interdit.
13. Données de l’Association, sauvegardes et réversibilité
Les Données de l’Association lui appartiennent. Kōdoka ne les utilise que pour fournir le Service et ne les vend ni ne les cède à des tiers.
Les données sont sauvegardées régulièrement par l’hébergeur. Les Administrateurs peuvent à tout moment exporter les opérations et la liste des adhérents (CSV) et télécharger les bilans et reçus (PDF).
À la suppression de l’Espace ou en fin de contrat, les données sont conservées 90 jours pour permettre leur récupération, puis supprimées définitivement, y compris les justificatifs ; les sauvegardes sont effacées au fil de leur rotation. Les factures émises par Kōdoka sont conservées 10 ans, comme l’exige la loi.
14. Protection des données personnelles (sous-traitance)
Pour les données personnelles que l’Association enregistre dans son Espace (adhérents, donateurs, bénévoles, contacts…), l’Association est responsable de traitement et Kōdoka agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. À ce titre, Kōdoka s’engage à :
- ne traiter ces données que pour fournir le Service, sur instruction de l’Association, que constituent les présentes Conditions et l’utilisation du Service ;
- garantir la confidentialité des données et soumettre son personnel autorisé à une obligation de confidentialité ; l’accès d’un membre de l’équipe à un Espace n’a lieu que pour l’assistance, la sécurité ou une obligation légale, et il est journalisé ;
- mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées : connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, IBAN chiffrés, justificatifs stockés dans un espace privé, droits d’accès par rôle ;
- ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs suivants : Infomaniak Network SA (hébergement, Suisse), Sendinblue SAS – Brevo (envoi des emails, France) et, pour la lecture automatique des justificatifs lorsqu’elle est utilisée, Anthropic Ireland, Limited (Irlande ; traitement aux États-Unis), et informer l’Association de tout changement, qu’elle peut refuser en résiliant ;
- aider l’Association à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes et à remplir ses obligations (sécurité, analyse d’impact, consultation de la CNIL) ;
- notifier à l’Association toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance ;
- supprimer les données en fin de contrat dans les conditions de l’article 13, après avoir permis leur export ;
- mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.
La Suisse bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne : l’hébergement y est assimilé à un hébergement dans l’Union européenne.
Le traitement des données des Utilisateurs eux-mêmes (comptes, connexions) par Kōdoka est décrit dans la politique de confidentialité.
15. Formulaires publics et emails envoyés au nom de l’Association
Le Service permet à l’Association d’ouvrir un formulaire public de demande de remboursement et d’envoyer des emails en son nom (reçus fiscaux, rappels de cotisation, réponses aux demandes de remboursement). L’Association décide de leur activation et de leurs destinataires, et répond de leur contenu. Les emails sont expédiés depuis l’adresse de KashPilot ; les réponses parviennent à l’Association.
16. Propriété intellectuelle et licence
Kōdoka concède à l’Association et à ses Utilisateurs, pour la durée de l’abonnement, un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible du Service. Le logiciel, la marque et les contenus de KashPilot restent la propriété de Kōdoka.
Les suggestions d’amélioration transmises à Kōdoka peuvent être librement utilisées pour faire évoluer le Service.
17. Force majeure
Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.
18. Modification des Conditions
Kōdoka peut modifier les Conditions, notamment pour tenir compte de l’évolution du Service ou de la loi. Les Administrateurs sont informés par courriel au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur d’une modification importante ; l’Association peut résilier sans frais avant cette date. La poursuite de l’utilisation vaut acceptation de la nouvelle version.
19. Droit applicable et litiges
Les Conditions sont soumises au droit français. En cas de difficulté, écrivez-nous d’abord à contact@kashpilot.fr : nous chercherons une solution amiable.
À défaut d’accord, le litige est porté devant les tribunaux compétents dans les conditions du droit commun.
20. Contact
Kōdoka – KashPilot, 4 rue Jean Bullant, 37300 Joué-lès-Tours – contact@kashpilot.fr – 02 42 67 02 25.